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学務文書をAIで作り替える（工事中）

実務では、ゼロから書くより「去年のものを直す」ことのほうが多いものです。既存の学務文書（案内・通知・様式など）を元に、AIで別の用途・今年度版の文書に作り変えます。これまでの演習で身につけたスキルを組み合わせる、まとめの課題です。

例：昨年の「保護者会案内」を元に、今年の「懇談会案内」を作る。

🎯 ねらい

  • 既存文書を見本として渡し、変更点を指定して作り変える。
  • 気になる箇所を対話で直し、最後は自分の責任で確認して仕上げる。
  • 個人情報を守りながら実務文書を扱う。
📊 文書タイプ × AI：入力→出力の目安（クリックで開く／ディープリサーチ調査 2026年7月）

学校で扱う代表的な文書について、各AIの 入力 → 出力（仕上げ）の目安 です。同じ形式のまま直接編集 したい（様式・数式を保ちたい）なら、多くの場合 Copilot（Microsoft 365） が手軽です。

文書タイプ Copilot（M365） Gemini ChatGPT
Word（.docx）
案内・通知・様式		 docx →docx
（Word内で直接編集・様式維持）		 docx/PDF →docx を生成
（またはGoogleドキュメント→Wordで保存）		 docx/PDF →テキストをコピペしてWord化
（docx直接出力は不確実）
PDF
配布資料・様式		 読み取り → Word/PDFに作成 読み取り →pdf/docx を生成 読み取り → テキストをコピペ／生成
Excel（.xlsx）
名簿・集計		 xlsx →xlsx（Excel内で編集） xlsx/CSV →xlsx/csv を生成 xlsx/CSV →xlsx を生成／CSV→Excel
PowerPoint（.pptx）
スライド		 pptx →pptx（PowerPoint内で編集） 内容 →Googleスライド/pptx 内容 →pptx を生成／アウトラインをコピペ

ポイント

  • 読み取り（PDF・画像・Officeファイル）は、どのAIもおおむね可能。
  • 同じ形式のまま直せる（Word→Word、Excel→Excel）のは Copilot（M365） が最も手軽。
  • Gemini は2026年4月から .docx / .xlsx / .pdf などを直接生成・ダウンロード できる。
  • ChatGPT は読み取りは万能だが、Wordファイルの直接出力は確実でないため、テキストをコピペして自分のWordで仕上げるのが安全。
  • 迷ったら：入力は PDF（どのAIも読める）。最終形式が決まっているなら、その形式を出せるAI・手順を選ぶか、テキストをコピペして自分のアプリで保存。
  • 機微情報（実在の名簿・個人情報）は入れない／伏せる。学校アカウントのCopilotはデータ保護が働く。

※ ディープリサーチによる調査（2026年7月）。各AIのファイル対応は頻繁に更新されるため、最新は各サービスの公式情報で確認してください。出典：OpenAI（対応ファイル形式）／Gemini でファイル生成（2026-04-29）／Microsoft 365 Copilot の対応ファイル形式・Copilot in Word。

🏋 課題の進め方

❶ 元になる文書を用意して、AIに読み込ませよう

作り変えたい既存文書（去年の案内など）を用意し、AIの入力欄の「＋（追加）」から 追加 します。

入力する形式：どのAIでも読める PDF が無難 ですが、使えるAIと文書タイプで最適な渡し方が変わります（→ 上の「文書タイプ × AI」の表）。たとえば Copilot（M365）なら Word（.docx）をそのまま渡して、Wordのまま直せます。PDFにしたいときは、Wordの「名前を付けて保存」でPDFにするか「印刷 → PDFとして保存」で作れます（AIに変換を頼むより自分で作るほうが確実）。文字が中心なら コピペ でも確実です。

💡 使うスキル

このステップで思い出したいスキル（クリックで復習ページへ）：

  • ファイルの読み取り：AIに文書を追加し、その中身をもとに作業させる。→ 復習
  • 個人情報を守る：氏名・電話・生徒情報はそのまま入れず、仮名・伏せ字か学校のCopilotを使う。→ 復習

頼み方の例

この文書で作業します。まず内容を読み取って、どんな文書か要点を教えて。

👤 あなたの入力（例）

（文書を追加して）この文書を元に作業します。まずは内容を…

🔒 安全メモ（実務文書はとくに注意）

実在の氏名・電話番号・生徒や保護者の情報が入った文書を、そのまま一般向けAIに追加（アップロード）しないこと。仮名・伏せ字に置きかえるか、学校アカウントでデータ保護が働くCopilot を使います。

❷ 変更点を指定して、新しい文書を作らせよう

「この文書を元に、次の点を変えて作り直して」と伝え、変更する項目を箇条書きで渡します。元の様式・文体はそのまま活かせます。

💡 使うスキル

このステップで思い出したいスキル（クリックで復習ページへ）：

  • 見本をまねさせる：既存文書を見本に、同じ様式で新しい文書を作らせる。→ 復習
  • テンプレートを活用：役割・依頼・制約・出力形式を型にして渡す。→ 復習

頼み方の例（仮の情報に置きかえてあります）

この文書を元に、次の点を変えて新しい案内文に作り替えて。様式と文体はそのままにして。
・行事名：2学年懇談会
・開催日：11月9日
・対象：第2学年
・季節の挨拶：冬にあわせる
・担当：〔担当者名〕（2学年主任）
・結果は文字列で表示して

👤 あなたの入力（例）

この文書を元に、様式はそのままで、次の点を変えて作り替えて。・行事名：…

❸ 気になる所を、追加指示で直そう

一度で完璧にはなりません。出てきた文書を見て、追加の指示を重ねて直します（新しいチャットにせず、同じ会話で続けます）。AIが指示を取り違えることもあるので、うまくいかないときは より具体的に 言い直します。

💡 使うスキル

このステップで思い出したいスキル（クリックで復習ページへ）：

  • 対話で仕上げる：1回で完璧を狙わず、追加の指示を重ねて直していく。→ 復習

頼み方の例

「お書きください」の後に記入欄（400字程度）を入れて。担当と電話の項目がずれているので「：」を入れて直して。

👤 あなたの入力（例）

ここを直して：〔気になる箇所〕を〔こう〕して…

❹ 内容を確認して、自分の責任で仕上げよう

配布・提出の前に、日付・氏名・数字・体裁を点検します。AIは古い情報や誤りを混ぜることがあります。丸写しで配布せず、最終確認は必ず人が行います。

💡 使うスキル

このステップで思い出したいスキル（クリックで復習ページへ）：

  • 事実を裏取りする：日付・数字・固有名詞を出典で確かめる。→ 復習
  • うのみにしない：おかしな点や抜けをAIにも指摘させる。→ 復習
  • 自分の成果物に仕上げる：AI任せにせず、自分で確認・修正して仕上げる。→ 復習

頼み方の例

この文書で、事実確認が必要な項目（日付・氏名・数字）と、直したほうがよい体裁を指摘して。

👤 あなたの入力（例）

この文書で、確認が必要な点や直したほうがよい所を…

❺ 必要な形式のファイルにして仕上げよう

最後に、配布・提出できる形（Word（.docx）／PDF など）にします。使えるAIによって出し方が変わります（→ 上の「文書タイプ × AI」の表）。Copilot（M365）は Word→Word のまま、Gemini は .docx/.pdf を直接生成できます。ChatGPT はテキスト出力が基本なので、仕上げの文章をコピーして自分の Word / Google ドキュメントに貼り、必要な形式で保存すると確実です（どのAIでも、この手順なら目的の形式が確実に得られます）。

⚠️ 最後の形式で“無駄”にしないために

「PDFは作れたが提出はWord（.docx）指定」のように、必要な形式をAIが出せず最終段で無駄になる ことがあります。提出形式が決まっているなら、それを出せるAI・手順を選ぶか、テキストをコピーして自分のアプリで保存するのが安全です。

📦 提出物

  • AIで作り変え、必要な形式（Word／PDF）で仕上げた文書。
  • 元文書からどこを変えたか、AIに直させた箇所が分かるメモ。